Spar tid og penger med nettmøteverktøy

Hvis du er som meg, hater du sannsynligvis å delta i forretningsmøter. Men en rekke nyttige Internett-baserte verktøy har oppstått som kan hjelpe arbeidsgrupper til å planlegge og kjøre dem mer effektivt. Alle verktøyene her fungerer i mest populære nettlesere, og de fleste av dem er tilgjengelige gratis eller for relativt lave månedlige avgifter. Utfordringen er å forstå hvilket verktøy som passer til en bestemt situasjon, fordi ikke alle møter holdes under de samme omstendighetene.

Synkronisere flere kalendere

Sikkert de vanligste situasjonene er de der du vil synkronisere en felles kalender, for eksempel mellom en persons PDA og deres Microsoft Outlook-skrivebord, eller mellom en sjefs kalender og en assistent. Mange tjenester kan gjøre delingskalendere mellom arbeidsteammedlemmer (eller mellom familiemedlemmer eller venner) enklere. Både Google Kalender og Yahoo Calendar tilbyr gratis kalendersynkronisering, og mange andre produkter - inkludert Calgoo's Connect, Apples MobileMe og iTunes for sine datamaskiner og iPhones, NuevaSync og SugarSync - jobber med begge tjenestene. BusySync og Spanning Sync kan også synkronisere Apples iCal-kalendere med Google Kalender.

Men disse synkroniseringstjenestene fungerer ikke alltid riktig. En del av problemet er at de fleste elektroniske kalender- og planleggingsprodukter benytter seg av e-post for melding om hendelser og invitasjoner, og det er vanskelig for ulike kalenderprogrammer å gjenkjenne eller handle på slike e-postmeldinger på en jevn måte. Et annet problem er at hvis du får en e-post fra kalenderprogrammet med en innebygd nettadresse, kan firmaets antispam-tjeneste blokkere den. Og i en annen situasjon, kan to personer på to forskjellige Microsoft Exchange-servere ønske å planlegge et felles møte - det er mulig å koble til begge Exchange-kalendere slik at de synkroniseres med samme Google Kalender-konto, men det kan være vanskelig. En potensiell løsning for det siste problemet er å bruke Cemaphores MailShadow for Google Apps til å synkronisere Exchange-serverne med Google Kalender. Programvaren koster $ 60 per e-postkonto per år.

[Videre lesing: De beste TV-streamingtjenestene]

En ting som både Google Kalender og Yahoo Kalender er flott å gjøre, er å sende ut e-postpåminnelser om gjentakende møter til en samling adresser. Så lenge du har skrevet inn de riktige adressene, fungerer denne funksjonen godt.

La kundene sette opp avtaler

TimeDrivers dashboard viser statusen til dine forskjellige avtaler.

Hva om du vil ha dine kunder eller andre mennesker Er du ikke ansatt i firmaet ditt for å bestille din tid direkte? Tidligere sekretærer hadde ansvaret for sjefs kalenderen og satt opp møttider med blyant og papir. Nå kan du peke kunder og eksterne kolleger til selvbetjeningsavtale planlegger nettsteder, for eksempel HourTown eller TimeDriver. Disse nettstedene kan vise dine medarbeideres frie og travle tider, samt hvilken gjenværende tid "inventar" er tilgjengelig for avtaler. De sender også ut e-postvarsler, og de krever ingen spesiell programvare utover en nettleser for å bekrefte avtalen. Du kan enkelt justere timeplanen når du går ut av byen eller ellers ikke er tilgjengelig. Begge tjenestene er tilgjengelig for en rimelig pris: TimeDriver har en gratis 90-dagers prøveversjon og er $ 30 i året etterpå; HourTown tilbyr tre forskjellige planer, inkludert en gratis som tillater to månedlige bestillinger.

Konfigurer en felles møtetid eller en skiftplan

På SetMeeting er det relativt enkelt å organisere et møte blant deltakerne fra ulike selskaper.

Hva med en situasjon der du ønsker å ordne en felles møte tid for folk som kommer fra forskjellige selskaper? En møte arrangør kan sende ut en e-postvarsling med en rekke mulige åpne tider, og be hver deltaker å sjekke hvilken av disse tider som fungerer for dem. Men hvis du noen gang har prøvd å organisere denne typen møte, vet du hvor raskt du kan bli begravet under alle e-post-svarene.

De gratis tjenestene SetMeeting.com (fra Meeting Agent) og Doodle er nyttige i denne forbindelse. SetMeeting.com største svakhet er at når du starter prosessen, kan du ikke endre møtestedet uten å kansellere og starte fra begynnelsen. Doodle, som er mindre sofistikert og har færre funksjoner, er egentlig mer en avstemningsenhet for å hjelpe deg med å finne en vanlig tid; men du kan finne det attraktivt hvis det er alt du ønsker å gjøre.

Schedulefly har til og med et Facebook-program, slik at du kan integrere skiftkalenderen din der.

En annen situasjon kan innebære et stort antall skiftearbeidere eller frivillige hvis ledige tider du vil koordinere. Selv om dette ikke egentlig er et møteplanleggingsproblem, kan det være en tidkrevende oppgave hvis du prøver å takle det manuelt eller forsøke å ordne seg gjennom mange frem og tilbake e-post. De betalte tjenestene Schedulefly og Shiftboard er designet for dette formålet. Den tidligere ble utviklet for restaurantpersonell, mens sistnevnte ble opprinnelig konstruert for helsemarkedet. Begge har siden utvidet sitt fokus, og kan kjøre i hvilken som helst nettleser. Schedulefly starter på $ 20 i måneden for opptil 19 brukere; Shiftboard starter på $ 50 per måned for fem unike innlogginger. Avgiftene går opp for større grupper. Schedulefly har også en Facebook-plugin, slik at du kan koordinere og kunngjøre skiftetider der.

Send ut reisvarsler til fjerntliggende kollegaer

Trips hovedside viser kommende turer og hvem skal reise i nærheten av byen din.

En ganske uvanlig tjeneste er den som tilbys av Tripit.com. Ideen bak websiden er at du skal legge inn dine reisearrangementer og bruke sine sosiale nettverkstiltak til å fortelle dine medarbeidere og venner når reisene dine tar deg til deres nabolag, eller for å finne ut når de kommer til å være i nakken din i skogen. Selvfølgelig betyr å sette opp flere invitasjoner til et annet sosialt nettverk, og få så mange mennesker som mulig (eller i det minste de du vil se ansikt til ansikt) for å bli med i Tripit-sirkelen. Men når du har vennenettverket ditt, er det relativt enkelt å varsle om reisen din: Du sender bare e-postbekreftelsen for ditt flyselskap eller hotellreservasjon til en spesiell adresse ([email protected]), og siden vil automatisk analysere informasjonen i bekreftelsen, finne ut hvem som reiser, og legg inn reisebeskrivelsen til nettverket ditt. Tjenesten er gratis, og den kan integreres med LinkedIn-nettverket ditt, slik at du ikke trenger å samle meldingsnettet fra bunnen av.

Som du kan se, kan alle typer web-baserte tjenester hjelpe deg med å planlegge og koordinere dine personlige møter mer effektivt. Nå hvis bare noen ville utvikle en tjeneste som kunne varsle alle at du kjører 10 minutter for sent til dine avtaler!