Ti leksjoner lært fra bruk av e-postlister

I forrige ukes kolonne viste du tre forskjellige valg som du kan bruke til å opprette og administrere din egen e-postliste-server. I denne uken vil jeg snakke om den "mykere" siden av ting: hvordan du kjører lister og velger hva du skriver om, hva du sender ut, hvordan du sender det ut, og hvorfor du bry deg om det.

E- post er det grunnleggende livsnerven i enhver liten bedriftskommunikasjon. Det er hvordan du får og beholder kunder, hvordan du finner nye prospekter, og hvordan du beholder og motiverer dine ansatte. Selv om du har et relativt ikke-internett-selskap, for eksempel en maskinvarebutikk, kan du bruke e-post til å ta med ny virksomhet og informere og underholde kundene dine.

Her er ti viktige leksjoner:

1. Selvfremmende er bra, men det tar et baksetet til ekte informasjon og råd. Begrens mengden selvfremmende innhold til mindre enn 20% av det du sender ut. Hold e-postene dine informasjonsrike, og folk vil lese dem. Dette betyr ikke at du ikke kan gi folk beskjed om spesialtilbud, eller visse prestasjoner eller kommende hendelser.

2. Ukentlig er den beste frekvensen. Hvis du ikke kan skrive noe ukentlig, så er hver annen uke også bra. Mer enn en gang i uken er irriterende, og mindre hyppige e-poster har en tendens til å miste forbindelsen din. Hvis mulig, send ut e-postene dine samme dag i uken for konsistens og forutsigbarhet.

3. Brevity teller. Hold e-postene til mindre enn 1000 ord. Omtrent 600 ord er optimal. Folk har korte oppmerksomhetsspenner.

4. Gjør dem originale. Ikke klipp og lim inn ting du har plukket opp andre steder. Selv om det er greit å bruke en kobling som et hoppende punkt for å gi ditt eget synspunkt og kommentar.

5. Ikke heng på weblinkene. En eller to lenker per e-post er bra. Det er mer enn det som er irriterende og viser ikke noe til noen annet enn du har gjort mye Internett-forskning.

6. God skriving er viktig. Få noen andre til å redigere e-postene dine og se etter stavemåte, syntaks og grammatikk. Sjekk webkoblingene for å sørge for at de henter de riktige sidene du hadde til hensikt.

7. Kontroller også dine fakta. Mens redaktøren din er i det, må du også sjekke faktum og sørge for at de er nøyaktige. Ingenting fortynner din autoritet mer enn feilinformasjon.

8. Fellesskapets teller. Hvis du skal starte et vellykket webpubliseringsvirksomhet, må du sørge for at du har en god ide hvem samfunnet ditt er. Dette inkluderer leser / seere, informasjonskilder og personer og mekanismer for å flytte informasjon rundt (annet enn deg selv, det er). Snakker du med dine kunder, leverandører, partnere eller ansatte? Styring på høyt nivå eller i grøfter? Eldre eller yngre generasjoner? Ha en god ide om hvem som er på den andre siden av e-posten, og meldingene dine vil bli mer effektive.

9. Varsling er viktig. Bruk e-post som en måte å varsle listen over hva som er nytt, hva er annerledes, hva som er til salgs, hva er noe du anbefaler. Dette er sannsynligvis den beste bruken av listen din, og noe vi ofte overser. Folk setter pris på å høre nyhetene dine først fra deg direkte, det er ofte den beste måten å bygge et fellesskap på.

10. Har et arkiv. Tenk på arkivering av alle e-postene dine på ditt nettsted. Mailman og Yahoo gjør dette automatisk, selv om begge gjør det litt cumbersomely. Du kan også omstille e-postene dine til et bloggformat, noe som er en av tingene jeg gjør med Web Informant-e-postene mine.

Lykke til med e-postlister, og del dine egne beste tips her også!

David Strom er tidligere administrerende direktør for Network Computing, Tom's Hardware.com og DigitalLanding.com og en uavhengig nettverkskonsulent, blogger, podcaster og profesjonell høyttaler basert i St. Louis. Han kan nås på [email protected].