Doo for mac-gjennomgang: kraftig tilnærming til dokumenthåndtering

Dokumenthåndtering fortsetter å være en av de hellige gralene i den moderne tech-verdenen, og alle store teknologiselskaper ser ut til å ha en annen løsning for det. Apples iCloud, med sin enkle, men utilgjengelige tilnærming, glemmer filstrukturen fullstendig. Så har vi Google med Google Drive og dens "del med alle" -tilnærming som igjen er veldig lik Dropbox, en annen ekstremt populær plattform for deling av filer og dokumenter på nettet og forskjellige datamaskiner.

Som en konsekvens av at vi har alle disse tjenestene, har vi sannsynligvis alle dokumenter spredt på alle av dem, noe som kan gjøre det å finne og organisere dem ganske vanskelig. Legg til det faktum at de fleste av oss fremdeles har fysiske dokumenter som vi også sliter med å organisere, og at du har den perfekte oppskriften på kontor-kaos.

For å løse dette startet Doo.net et prosjekt for noen måneder siden som de endelig har begynt å rulle ut i form av native apps for Mac, Windows 8 og mobile enheter (de kommer snart).

Appen, som bare kalles DOO, gir en ganske unik tilnærming til måten vi organiserer dokumenter på, ved å bruke en serie smarte verktøy og algoritmer for å gi litt orden til ikke bare digitale dokumenter, men også fysiske.

Ideen bak DOO

På Mac kan gratisappen lastes ned fra Mac App Store. Når den er installert, vil DOO be deg om å opprette en mappe for appen, der den vil sentralisere alt innholdet.

Det er på neste trinn hvor vi får se appens smarte tilnærming til dokumenthåndtering: I stedet for bare å prøve å være en annen dokumentsynkroniseringstjeneste, kobler DOO seg til dine eksisterende og drar dataene som finnes i hver uten å rote med sin egen organisasjon og / eller struktur.

Tjenestene som støttes inkluderer Dropbox, Google Drive, lokale mapper og til og med e-postkontoer, hvorav alle dokumenter blir knyttet til e-postmeldingene dine.

Hvordan DOO presterer

Når mappene og kontoene dine er koblet til appen, begynner de å lese dem og indeksere dem. Det er her noen av DOOs mest innovative verktøy kommer inn i spillet: Appen bruker en serie smarte algoritmer for å identifisere all relevant informasjon i dokumentene dine og bruke den til å klassifisere dem.

Merk: DOO bruker OCR (Optical Character Recognition) for å trekke ut den viktigste informasjonen fra de skannede fysiske dokumentene, slik at de også er enkle å klassifisere og finne.

Selvfølgelig ville denne appen ikke være nyttig i det hele tatt hvis du ikke kunne finne dokumentet du ønsker lett. Heldigvis, når den er indeksert, er DOOs søkefunksjon øyeblikkelig og ekstremt nøyaktig. Resultatene vises rett mens du skriver og kan filtreres etter koder.

I tillegg kan du bruke appens søkelinje for tidslinje, som hjelper deg å begrense søket etter dato.

Resten av appen fungerer som forventet, og lar deg sortere dokumenter på hvilken som helst måte du vil, det være seg ved å synkronisere tjeneste, etter type, etter arbeidsområde og mer.

DOO tilbyr også sin helt valgfrie skytjeneste (konto kreves), som kan lagre alle dokumentene dine på selskapets egne skyservere, noe som gjør dem tilgjengelige på andre enheter der du har applikasjonen installert.

Som de fleste av tjenestene det fungerer med, tilbyr DOO også en gratis tjeneste med en serie oppgraderingsalternativer. Disse er ikke tilgjengelige ennå, men prisene deres virker rimelige.

Konklusjon

Mens jeg var i tvil i begynnelsen, endte jeg opp med å like DOO og hva den prøver å oppnå. Altomfattende løsninger har en tendens til å ende opp med å bli rot eller altfor kompliserte, men i dette tilfellet har utviklerne av DOO laget en app som er enkel og enkel å bruke, og utnytter perfekt den kraftige tjenesten som ligger bak den. Jeg må fremdeles se hvordan det panner ut når det er fullt tilgjengelig på alle enheter, men så langt ser det ut som det vil leve etter sitt løfte.