Get started in Microsoft Excel using templates
Innholdsfortegnelse:
De fleste på kontor og på andre arbeidsplasser vedlikeholder Excel-ark for å holde oversikt over visse poster og dataoppføringer. Noen ganger må vi også dele arbeidsbøker. Uansett er det veldig vanskelig å krysse av for oppføringer og validere korrektheten deres (spesielt når det er stort datamengde).
I stedet for å bekymre deg for feil, vil det være en god praksis å lage arbeidsboken eller arkene på en slik måte at den automatisk validerer oppføringer og begrenser en bruker fra å komme med feil innganger. Dette er nøyaktig hva Data Validation- verktøyet under Data- fanen i MS Excel hjelper deg å gjøre.
Og i dag skal vi se på en av funksjonene der du kan lage en rullegardinmeny for hvilken som helst celle, rad eller kolonne og begrense celleoppføringen til data fra listen. Dette betyr også at brukeren aldri vil kunne gjøre en feil.
Trinn for å lage en rullegardinliste
Trinn 1: Velg cellen, raden eller kolonnen du har tenkt å opprette valideringslisten eller nedtrekkslisten. I mitt eksempel har jeg valgt kolonne nr E. Så brukeren må legge inn verdier som kolonne E er begrenset til.
Trinn 2: Gå til kategorien Data og se etter datavalideringsverktøy under Dataverktøy- delen. Klikk på dette ikonet og velg Datavalidering til å begynne med.
Trinn 3: På listen som vises, velger du Liste fra Tillat d rop-listen plassert under Innstillinger- fanen.
Trinn 4: Deretter må du legge inn kilden dvs. verdier som utgjør en del av listen eller verdiene som kan velges eller legges inn. Du kan skrive dem direkte inn i tekstboksen Kilde (atskilt med komma).
Alternativt kan du velge et område med celler fra det gjeldende arket i arbeidsboka, og verdiene til disse cellene vil bli betraktet som listen. Imidlertid, hvis du vil gå med dette alternativet, må du utarbeide listen allerede før trinn 1.
Merk: Å holde rullegardinmenyen i cellen merket viser rullegardinmenyen i arbeidsboken. Ellers fungerer bare valideringen mens brukeren må skrive inn verdier.
Med dette blir rullegardinmenyen opprettet og klar til bruk. Brukeren kan velge hvilken som helst verdi fra listen. Og det fine er at det reduserer så mye krefter å skrive manuelt.
Hvis en bruker prøver å legge inn verdier (ved å skrive manuelt) som ikke utgjør en del av valideringslisten, vil han bli bedt om en feilmelding.
Konklusjon
Dette er bare en av metodene for å validere dataregistreringer. Verktøyet har enda mer potensiale enn du kan forestille deg. Vi vil snakke om flere av funksjonene i løpet av nær fremtid. Til da kan du benytte deg av rullegardinmenyen og gi oss beskjed om dine erfaringer.
Vil du se flere av slike guider? Slipp kommentarene dine!
Lag flott grafikk uten Excel
Et dedikert data-visualiseringsverktøy kan gjøre det uten å lage smarte diagrammer for virksomheten din. Vær den måten bedriftene holder på å score, men presentere en rapport som er lastet med kolonner og rader med rå data, og dine kolleger vil snart vise det jeg kaller MEGO syndrom, som i "Mine øyne". Jeg har sett at telltale MEGO ser mange bord i styrerommet, og det er ikke pent. Så når jeg har det uheldig å presentere til en gruppe, gjør jeg mitt beste for å gjøre informasjonen min forståelig
Stram på deg: iPad og velcro Lag et godt lag
Hva skjer når du tar iPad og legger til velcro? Noen kloge bruksområder som vil få deg til å spørre: "Hvorfor tenkte jeg ikke på det?"
Lag øverste rad, venstre kolonne eller ruter som ikke kan rulles i MS excel
Lær hvordan du gjør toppen rad, venstre kolonne eller ruter ikke-rullbar i MS Excel.