Hvordan lage e-postmaler i gmail og outlook

De siste månedene mine med Microsoft Outlook og Lotus Notes har vært ganske interessante. Jeg var aldri tilhenger av desktop e-postklienter, men da jeg begynte å bruke disse appene, kunne jeg aldri gå tilbake. En av de mest nyttige funksjonene disse klientene gir, er muligheten til å lage e-postmaler, også kjent som skrivesaker, som kan sende daglige e-postmeldinger der det meste av e-postorganet er på samme måte for raskt. Enten det er en daglig rapport eller bare en kvittering via e-post, en forhåndslagd mal kan spare mye tid.

Jeg har sett folk søke gjennom deres Sendte-mappe etter en e-post og deretter videresende den etter å ha gjort redigeringen. Praktisk sett fungerer dette bedre enn å kompontere hele e-posten fra minnet, men det kan ta litt tid å endre emnelinjen og redigere adressen.

Dessuten øker sjansene for feil når manuelt arbeid er involvert. Så for å gjøre ting bedre, foreslår jeg at du bruker en utvidelse for Chrome kalt Gorgias e-postmaler som kan hjelpe deg med å lage og bruke e-postmaler på Gmail, Yahoo, Outlook og andre populære e-postklienter.

Komme i gang med Gorgias

Etter at du har installert utvidelsen, klikker du på ikonet på utvidelseslinjen for å åpne konfigurasjonssiden.

Gorgias kommer med 4 standardmaler som gir deg en grunnleggende ide om hva du kan gjøre med utvidelsen. For å lage en ny mal, klikk på knappen Ny mal og begynn med å gi den et navn. Deretter kan du begynne å skrive inn e-postadressen i feltet Malinnhold. Hvis du ønsker å legge til emnefeltet også i malen, klikker du på konfigureringsfeltene og sjekker alternativet Emne.

Funksjoner i Gorgias e-postmaler

Extensens virkelige kraft ligger i muligheten til å bruke variabler mens du fyller malen. Anta at du må fylle ut navnet på personen automatisk. I så fall klikker du på Sett inn variabel- knappen og velger alternativet Til: Fornavn. Når du setter inn malen, vil utvidelsen automatisk fylle ut disse variabelnavnene fra kontaktinformasjonen til e-posten og gjøre det lettere å komponere lignende e-poster for forskjellige kontakter.

En annen interessant funksjon er Tekstsnarvei, og ved å bruke dette bestemte alternativet kan du utløse fullføringen av en mal ved å bruke fanetasten.

Etter at du har laget noen få maler, er det på tide å sette inn en i en e-post. Åpne Gmail Compose-vinduet, og du vil merke en Gorgias-knapp på høyre side. Utvidelsen viser alle malene du har lagret, og ett enkelt klikk vil sette dem inn i e-postadressen. Du kan også bruke tekstsnarveien og trykke på faneknappen for å lette ting.

Kult tips: Videresend en sendt e-post og høyreklikk på skrivevinduet for å lage en mal fra de eksisterende e-postene. Er ikke dette kult?

Den gratis versjonen av utvidelsen begrenser malene til en enkelt enhet, og det er ikke noe alternativ å synkronisere malene ved hjelp av en online konto.

Så hvis du har to eller flere enheter du jobber med, må du lage maler hver for seg på hvert system med mindre du kjøper den betalte appen. Du lever også med risikoen for å miste dataene hvis du avinstallerer Chrome eller utvidelsen, eller installerer Windows på nytt. Men for $ 4, 99 i måneden, kan du få synkroniseringsfunksjonen med deling av teammal.

Konklusjon

Gorgias er en fantastisk app hvis du daglig jobber med lignende type e-poster. Jeg har allerede gitt det et 5-stjerners på Chrome Nettbutikk. Jeg har også kontaktet utviklerne for å legge til noen ekstra variabler i malene som tid og dato. Prøv det i dag og del dine synspunkter med oss.