Hvordan lage og bruke en distribusjonsliste i MS Outlook

Har du grupper av kontakter som du fortsetter å sende e-post og møteforespørsler? Og skriver du inn hver e-postadresse på nytt hver gang du ønsker det? Hvis du bruker MS Outlook som e-postklient og fremdeles gjør det samme, mangler du noe veldig kult.

Outlook lar deg lage distribusjonslister som ikke er annet enn undergrupper av kontaktene dine eller tilpassede grupper som du kan kalle. Så neste gang du har en gruppe mennesker å sende hyppige e-post til, oppretter du en distribusjonsliste som en forklart nedenfor.

Trinn for å opprette en distribusjonsliste

Før du begynner anbefaler jeg (og antar) at du allerede har lagt til de fleste kontaktene i kontaktlisten din. Det gjør ting enklere for deg.

Trinn 1: Klikk på kategorien Kontakter nederst i venstre rute. Nå trykker du på Handlinger- fanen på båndet og følger til Ny distribusjonsliste. Tastaturelskere kan finne Ctrl + Shift + L som et bedre alternativ.

Trinn 2: Et nytt vindu kommer opp med Distribusjonsliste- fanen ved høydepunkt. Gi et navn til gruppen din og legg medlemmer til den fra Velg medlemmer under medlemsdelen.

Trinn 3: Dobbeltklikk på navnene du vil legge til, eller velg dem, og klikk på Medlemsknappen.

Du kan også bruke Legg til nytt- ikonet for å legge til medlemmer som ikke er i kontaktlisten. Oppdater og fjern kontakter er komplementære alternativer.

Trinn 4: Når du har lagt til medlemmer, vil du bli ført tilbake til vinduet på trinn 2. Klikk på Lagre og lukk for å begynne å bruke din første distribusjonsliste.

Ta en titt på bildet over. Jeg har laget listen min for noen -medlemmer, og dette er navnet jeg bruker til å gruppere alle postene.

Merk: Du kan alltid redigere listen ved å navigere til Kontakter> Velg gruppe og følge trinn 2 til 4, eller som du kanskje synes passer.

Hvordan bruke en distribusjonsliste?

Start med en ny e-post. Opprett meldingen, og skriv inn navnet du ga til gruppen din i feltet Til. I mitt tilfelle er det Guiding-Tech. Når du skriver navnet, vil du se at det blir fet og understreket og indikerer at Outlook har gjenkjent adressen. Hvis det ikke gjør det, kan du prøve å gjøre en Ctrl + K. Hvis det fortsatt ikke gjør det, har du skrudd opp prosessen og kanskje må gå tilbake til trinn 1.

Hvis du klikker på + -tegnet, deles listens navn opp til individuelle e-postadresser (nyttig hvis du vil fjerne unntak til tider).

Konklusjon

Ting kan ikke bli enklere at dette hvis du trenger å sende ut gruppepost nå og da. Du kan opprette så mange lister du vil og bruke dem til din fleksibilitet. Én liste kan tas som et supersett eller delmengde av en annen. Mye mer å forstå, og det vil du gjøre, når du begynner å utforske funksjonen.